V důsledku pandemie Covid-19 byly organizace nuceny přehodnotit své fungování. Flexibilita místa odkud lidé pracují se začala stávat nutností, a tedy novou normou. V nové hybridní realitě čelily společnosti výzvě, jak strategicky uchopit význam kanceláře a  jak podnítit změnu pracovních návyků u svých zaměstnanců.

V JuiceUP věříme, že kanceláře jsou nezbytným základem každé firmy. V pracovních prostorech by se měly zhmotňovat strategické a kulturní potřeby dané organizace a kanceláře by měly důrazně podpořit identitu a vizi společnosti.

Lidé touží po mnohem větší svobodě a flexibilitě v práci, nejenom s ohledem na to kde pracovat, ale i kdy! Úkolem manažerů se stalo definovat nové interní procesy a strategie, které musí sladit s nebývale náročnými potřebami a očekáváními zaměstnanců. Mít spokojené a angažované zaměstnance nebylo až doposud takovou výzvou jako dnes. 

Řešení této post-covidové hádanky je nasnadě v podobě funkčních ale i flexibilních kanceláří.

Funkční kanceláře

Funkční kanceláře poskytují na míru přizpůsobenou rovnováhu mezi počtem, velikostí a typem uzavřených a otevřených prostor pro pracovní i mimopracovní činnosti. Ty jsou odvozeny z důkladného pochopení způsobu práce různých týmů a jejich základních potřeb.

Počty fyzických míst a hot desků k práci se mohou lišit dle potřeb vašeho týmu – pokud většina týmu pracuje na dálku, zamyslete se nad skutečně potřebným počtem vyhrazených míst k práci a míst k setkávání (zasedačky, kavárny atd.), které na pracovišti máte. Pokud se většina zasedacích místnosti zdá být neustále obsazená, podívejte se, kolik lidí skutečně tuto zónu pro 4-6 lidí využívá? Jeden nebo dva? Většinou jde jen o jednoho zaměstnance. Přehodnocení poměru telefonních budek a zasedacích místnosti může být dobrým nápadem. 

Funkční kanceláře v sobě navíc snoubí digitální vymoženosti a lidskou stránku práce. Pokud chcete v této nové pracovní éře prosperovat, je nutné mít dobře nastavený software, který pomáhá plánovat každodenní činnosti na pracovišti (např. rezervace sdílených pracovních prostor/zasedačky, organizace týmových brainstormingů a sdílení rozvrhů). Připomínat fungující technologickou podporu pro videokonference, které jsou v dnešní době každodenní pracovní aktivitou, se zdá nadbytečné. Ale kdo netráví každý týden spoustu drahocenných minut snahou úspěšně připojit učastníky na call...

Flexibilní kanceláře

Flexibilní práce? Bez flexibilní kanceláře jen stěží. Často slýcháme, že lidé chtějí pracovat z kanceláře, protože se potřebují soustředit, potkat se s kolegy a spolupracovat. Flexibilní kanceláře tyto nové potřeby uspokojí řadou zón pro různé pracovní i mimopracovní aktivity. 

Ve flexibilních kancelářích naleznete různé pracovní zóny pro různé typy práce. Můžete například zavést prostory pro soustředění – takzvané studovny. Ty umožní zaměstnancům věnovat se konkrétním úkolům v klidném, uzavřeném prostoru. Podobně můžete zvážit vytvoření sdílených místností pro workshopy a společnou práci týmu. Ty často obsahují velký kruhový stůl, popisovací tabuli, nebo jiné nástroje podporující skupinové aktivity. 

Flexibilita se může projevit i ve vybavení vašich mimopracovních zón, kde probíhá většina komunikace. Takové oblasti se často označují jako social huby – otevřená neformální místa k sezení, která umožňují zaměstnancům popovídat si s kolegy u šálku kávy, poobědvat s týmem nebo vést neformální diskusi mezi čtyřma očima. Mohou však také obsahovat odpočinkový nebo pohodlný relaxační prostor s velkými polštáři nebo pohovkami pro osobní zamyšlení.

Celkově by kanceláře měly podporovat fungování firmy a zhmotňovat vaši firemní identitu. Vytvoříte-li funkční a flexibilní pracoviště, vaši lidé budou podávat lepší výkony, a vaše firma snadno dosáhne vytyčených cílů. 

Takže... jak o vašem pracovišti přemýšlíte vy?